บทความ

การตั้งค่าเพื่อส่งของมูลออก text file ของเครื่องสแกนใบหน้า

สำหรับผู้ใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าที่ต้องการนำข้อมูลการบันทึกเวลาไปใช้คิดค่าแรงต่อในโปรแกรมคำนวณเงินเดือน หรือ payroll นั้น สามารถนำข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าออกไปได้หลากหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับว่าโปรแกรมเงินเดือนที่เราใช้งานอยู่รองรับ file รูปแบบไหน เช่น excel, text file.. ซึ่งส่วนใหญ่ในตลาดมักนิยมนำเข้าข้อมูลด้วย text file สิ่งที่เราควรรู้นอกจากชนิดของ file ที่โปรแกรมเงินเดือนรองรับได้คือ รูปแบบของ file ที่โปรแกรมเงินเดือนรองรับ เพราะหากเราไม่สามารถส่งข้อมูลออกจากโปรแกรมคำนวณเวลา (โปรแกรมที่ใช้งานร่วมกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า) ได้ในรูปแบบที่โปรแกรมเงินเดือนรองรับ เราก็จะไม่สามารถนำข้อมูลดังกล่าวเข้าโปรแกรมเงินเดือนได้!

กรณีที่มีโปรแกรมเงินเดือนอยู่แล้วและต้องการหาเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเข้าไปใช้งานร่วมด้วยอันนี้ไม่น่ามีปัญหาเพราะผู้จำหน่ายเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าจะเป็นผู้จัดการตั้งค่าต่างๆ ให้ แต่หากกรณีที่เรามีเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าอยู่แล้วและต้องการนำข้อมูลเข้าโปรแกรมเงินเดือน! ในเบื้องต้นสันนิฐานได้เลยว่าผู้ใช้งานอาจต้องเป็นคนตั้งค่าการส่งออกข้อมูลเอง! แต่ก็ไม่ยากมาก ตั้งค่าเองได้! แค่รู้ว่าเราจะจัดการยังไง! และในบทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีการตั้งค่าเพื่อส่งออกข้อมูล! ง่ายๆ ตั้งค่าแค่ครั้งเดียวส่งออกกันได้แบบยาวๆ ไปเลย ม๊ะ เริ่ม!

หลังจากที่เราทราบแล้วว่าโปรแกรมเงินเดือนรองรับ text file รูปแบบไหน ขอยกตัวอย่างดังต่อไปนี้

รหัสพนักงาน วรรค วัน/เดือน/ปี วรรค ชั่วโมง:นาที

ดังนั้นข้อมูลที่จะต้องส่งออกมาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าจะออกมาในรูปแบบนี้

2543 30/03/2017 08:22

ซึ่งในการตั้งค่าส่งออก text file เราสามารถทำได้ดังนี้.. ให้ดาวน์โหลดข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเข้ามาในโปรแกรมให้เรียบร้อย หลังจากนั้นก็เข้าไปที่ เมนูเวลาทำงาน แล้วเรียกรายงานในช่วงเวลาที่เราต้องการขึ้นมา จากนั้นก็ให้เลือก เมนูส่งออกข้อมูล

Tab ชนิดไฟล์ เลือก ไฟล์ชนิด text

Tab ขอบเขตข้อมูล ให้คลิกข้อมูลเพื่อส่งไปทางด้านขวา อ้างอิงข้อมูลจากโจทย์ด้านบน

            รหัสพนักงาน หากไม่มีการตั้งรหัสพนักงานในโปรแกรมก็ให้เลือกเป็น รหัสเครื่อง แต่รหัสนี้จะต้องตรงกับรหัสพนักงานในโปรแกรมเงินเดือนนะ!

             วันที่/เวลา

Tab รูปแบบข้อมูล มีรายละเอียดที่ต้องกำหนดดังนี้

            เลขเครื่อง คือจำนวนหลักของรหัสพนักงาน หากเราอ้างอิงตามรหัสพนักงานในโปรแกรมเป็นไปตามนั้นก็ไม่ต้องกรอกข้อมูลเพิ่มเติม แต่หากรหัสพนักงานในโปรแกรมคำนวณเวลาเป็นเลข 2 หลัก แต่รหัสพนักงานในโปรแกรมเงินเดือนเป็นรหัส 5 หลัก ซึ่งจะต้องมี 0 อยู่ด้านหน้า ก็ให้เราใส่เลข 0 เข้าไปได้เลย 3 ตัว เพื่อรวมแล้วให้ได้ 5 หลังตามที่โปรแกรมเงินเดือนต้องการ

            รหัสเครื่อง เราไม่ใช้งาน ไม่ต้องใส่อะไร

            รูปแบบวันที่และเวลา ขึ้นอยู่กับว่าโปรแกรมเงินเดือนต้องการเป็นแบบไหน เราสามารถตั้งค่าใหม่ได้ จะเป็นวันเดือนปี หรือปี-เดือน-วัน หรือ วัน/เดือน/ปี ก็ไม่มีปัญหา แต่รูปแบบวันที่จะโดนกำหนดให้มีเวลาเข้ามาร่วมด้วย

Tab ตัวขั้น ตามรูปแบบที่แจ้งไว้ด้านบนเราไม่ต้องแก้ไขอะไร ปล่อยว่างไว้เลย!

เมื่อระบุเรียบร้อยแล้วเราเพียงแค่กด ส่งออก! เราก็จะได้ text file ตามที่ได้ตั้งค่าไว้แล้ว สิ่งที่เราจะต้องไม่ลืมคือที่เก็บ text file ที่เราส่งออกไปตะกี้! มันจะอยู่ที่ที่อยู่ตามด้านบน หากต้องการเปลี่ยนที่เก็บให้เรากดที่ปุ่ม save as.. และก็เลือกที่จัดเก็บใหม่ได้เลย ทุกครั้งที่ส่งออกข้อมูล file ก็จะไปวางอยู่ที่นั้น! ซึ่งหากเราตั้งค่าการส่งออกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ครั้งต่อๆ ไปก็ไม่ต้องตั้งค่าอะไรอีก เราเพียงแค่เรียกรายงานและกดส่งออกข้อมูลก็จะออกแบบเดิมที่เราตั้งค่าไว้.. เทคนิคง่ายๆ ในการใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้ามีอัพเดทให้ศึกษาทุกวัน

www.charoentech.com