บทความ

การลบข้อมูลพนักงานที่ลาออกไปแล้วออกจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

บทความนี้แอดมินขออธิบายถึงเรื่องการลบข้อมูลลายนิ้วมือของพนักงานออกจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าซึ่งเมื่อพนักงานลาออกไปแล้วฝ่ายบุคคลก็จะดำเนินการลบข้อมูลพนักงานท่านดังกล่าวออกจากเครื่องสแกนเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานที่ลาออกไปแล้วกลับมาสแกนหรือสามารถสแกนผ่านเข้าประตูได้อีก แต่สำหรับผู้ใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าบางรายที่ใช้รูปแบบการดาวน์โหลดข้อมูลผ่านระบบแลนและมีการแบคอัพข้อมูลลายนิ้วมือพนักงานไว้ในโปรแกรมแม้จะลบข้อมูลพนักงานออกไปแล้วเราก็ยังพบว่ามีข้อมูลอยู่ในตัวเครื่อง บทความนี้แอดมินจะมาแนะนำว่าเราจะลบยังไงให้หมดไม่มีข้อมูลหมด และให้คงเหลือไว้เฉพาะบันทึกเวลาที่เราอาจต้องเก็บไว้ดูประวัติเมื่อต้องการ

ข้อมูลพนักงานจะมีอยู่ด้วยกัน 2 ส่วนและถูกจัดเก็บไว้ 2 ที่ คือ เก็บไว้ในตัวเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้า 1 จุด และเก็บไว้ในโปรแกรม premium time อีก 1 จุด ส่วนข้อมูลมี 2 ส่วนคือ ส่วนของข้อมูลลายนิ้วมือหรือใบหน้าพนักงานและส่วนของข้อมูลบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน ถามว่าเราจะลบยังไงให้หมด เราลบอะไรได้บ้างไม่แนะนำให้ลบอะไรบ้างแอดมินขออธิบายกันทีละข้อๆ ดังนี้

1. ข้อมูลที่แอดมินไม่แนะนำให้ลบคือ ข้อมูลบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน เพราะแม้ว่าพนักงานจะลาออกไปแล้วแต่หากมีกรณีที่ต้องใช้บันทึกเวลาเข้าออกงานของพนักงานเราสามารถเรียกดูประวัติย้อนหลังได้ทันที โดยบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานจะเก็บอยู่ทั้งในเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้า หากเราดาวน์โหลดบันทึกเวลาจากเครื่องสแกนเข้าสู่โปรแกรม premium time เรียบร้อยแล้วเราก็สามารถสั่งลบบันทึกเวลาที่เก็บไว้ในเครื่องสแกนได้เลยเพราะข้อมูลได้เข้าไปอยู่ในโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว

2. ข้อมูลบันทึกเวลาของพนักงานในโปรแกรม ข้อมูลส่วนนี้จะเป็นข้อมูลประวัติการสแกนเข้าและออกงานให้เราสร้างแผนกขึ้นมาใหม่อาจใช้ชื่อเรียกง่ายๆ ว่าแผนกลาออกแล้วก็ย้ายพนักงานที่ลาออกไปแล้วเข้าไปไว้ในแผนกนั้น เมื่อยามที่ต้องรื้อประวัติการบันทึกเวลาขึ้นมาดูเราก็สามารถทำได้ง่าย

3. ข้อมูลส่วนที่จำเป็นต้องสั่งลบ คือข้อมูลลายนิ้วมือหรือใบหน้าของพนักงานที่เก็บไว้ในเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานที่ลาออกไปแล้วกลับมาสแกนได้อีก การสั่งลบข้อมูลพนักงานในเครื่องสแกนให้เข้าไปที่ เมนู > ผู้ใช้ > แก้ไข แล้วเลือกพนักงานที่ลาออกไปแล้ว > ลบ เครื่องสแกนจะดำเนินลบข้อมูลลายนิ้วมือหรือใบหน้าของพนักงานท่านดังกล่าวออกทันที

4. ข้อมูลลายนิ้วมือหรือใบหน้าที่ได้สำรองไว้ในโปรแกรม สำหรับท่านที่ได้โหลดข้อมูลพนักงานจากเครื่องสแกนไว้ในโปรแกรมผ่านระบบแลนเมื่อพนักงานลาออกไปแล้วจะต้องลบข้อมูลพนักงานดังกล่าวออกจากฐานข้อมูลของโปรแกรมด้วย เพราะไม่เช่นนั้นแม้เราจะลบข้อมูลพนักงานออกจากตัวเครื่องสแกนตามข้อ. 3 แล้ว แต่เมื่อเราสั่งอัพโหลดข้อมูลพนักงานจากโปรแกรมเข้าเครื่องสแกนผ่านระบบแลนข้อมูลพนักงานที่ลาออกแล้วจะติดไปด้วยเสมอ วิธีการลบข้อมูลพนักงานในฐานข้อมูลของโปรแกรมคือ ให้เชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้า > ไปที่ tab เมนูอัพโหลด > ติ๊กเลือก id ที่เราต้องการลบ > เลือกลบในฐานข้อมูล เพียงแค่นี้ข้อมูลพนักงานดังกล่าวก็จะถูกลบออกจากโปรแกรมแล้ว

สำหรับบทความนี้ลูกค้าบางรายอาจสับสนกับคำว่า ข้อมูลลายนิ้วมือหรือใบหน้าของพนักงานกับบันทึกเวลาของพนักงาน ทั้ง 2 อย่างนี้ต่างกันอย่างไร ทำไมอันนึงแอดมินแนะนำให้ลบอีกอันแอดมินไม่แนะนำให้ลบ บทความถัดไปแอดมินจะเอา 2 ข้อนี้มาอธิบายรายละเอียดให้ทราบอีกครั้ง
www.charoentech.com