บทความ

การจัดการข้อมูลในระบบเครื่องสแกนลายนิ้วมือเมื่อพนักงานลาออก

เรื่องการลาออกและการเข้าใหม่ของพนักงานเป็นเรื่องที่ทุกหน่วยงานต้องเจอ บางหน่วยงานอาจมีการเข้าออกบ่อยหน่อยแต่บางหน่วยงานนานๆ ครั้งจะมีการลาออกของพนักงาน ถามว่าเมื่อมีพนักงานเข้าใหม่และเมื่อมีพนักงานลาออกไปเราจะต้องจัดการอย่างไรในระบบของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า? สำหรับเรื่องราวครั้งนี้แอดมินขออธิบายในเชิงการจัดการข้อมูลของพนักงานว่าเราควรเริ่มต้นที่ตรงไหน? จะจัดการกับข้อมูลในระบบอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นในอนาคต ช่วยให้ทั้งผู้ใช้งานและฝ่ายบุคคลทำงานได้ง่ายขึ้น

สำหรับประเด็นการเข้าใหม่ของพนักงานคงไม่มีอะไรยากเราเพียงแค่เพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่ที่เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าจากนั้นให้พนักงานสแกนเพื่อทดสอบว่าสามารถบันทึกเวลาได้ง่ายหรือไม่? และเพื่อให้มีประวัติการสแกนในเครื่อง (ถ้าบันทึกเวลาได้ยากให้ลบ id นั้นทิ้งและสร้าง id เดิมขึ้นมาใหม่แทน) เมื่อดาวน์โหลดประวัติการสแกนของพนักงานเข้าสู่โปรแกรมเราจึงจะเข้าไปจัดการโปรไฟล์ของพนักงานท่านดังกล่าวได้ (บันทึกข้อมูลส่วนตัวของพนักงานไว้ในโปรแกรม) ความสำคัญของการบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่คือรหัส ลูกค้าสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าลำดับรหัสให้อัตโนมัติหรือจะพิมพ์รหัสเข้าไปเอง (รหัสพนักงานรองรับเฉพาะตัวเลขเท่านั้น) กรณีที่เลือกให้เครื่องสแกนรันลำดับพนักงานให้เราจะต้องจดบันทึกไว้ก่อนว่าลำดับที่พนักงานท่านดังกล่าวได้คือลำดับอะไรเพื่อให้เราเข้าไปจัดการข้อมูลในโปรแกรมได้ถูกต้อง (การอ้างอิงรหัสพนักงานในโปรแกรมไม่ถูกต้องจะทำให้รายงานเวลาทำงานของพนักงานผิดพลาดไปด้วย เช่น นายกำชัยรหัสในเครื่องสแกนคือเลข 7 แต่ลูกค้าบันทึกในโปรแกรมว่าเป็นนายมีนา จึงทำให้บันทึกเวลาที่นายกำชัยสแกนกลายเป็นนายมีนา)

เมื่อมีพนักงานลาออกเราจะต้องจัดการข้อมูลพนักงานในระบบเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าด้วย ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้
1. จัดการข้อมูลในโปรแกรม สามารถทำได้ 2 แบบคือ
1.1 ลบ id ของพนักงานออกจากโปรแกรม วิธีนี้จะไม่สามารถเรียกดูประวัติการสแกนของพนักงานได้อีก
1.2 สร้าง บริษัททำการขึ้นมาอีกหนึ่งบริษัทแล้วให้ชื่อว่า "พนักงานลาออก" จากนั้นก็โอนย้ายพนักงานที่ลาออกทั้งหมดเข้าไปไว้ในบริษัทนั้น เมื่อต้องการดูประวัติย้อนหลังหรือพนักงานกลับมาสมัครงานอีกครั้งเราก็จะยังคงมีข้อมูลไว้อ้างอิงเพื่อประกอบการพิจารณา
2. จัดการข้อมูลในเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า เราจะต้องเข้าไปลบ id ของพนักงานในเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าออกเพื่อตัดสิทธิการสแกนของพนักงานดังกล่าว
หมายเหตุ.. เมื่อพนักงานลาออกจะต้องดำเนินการทั้ง 2 ข้อ เพื่อจัดการข้อมูลในระบบให้เรียบร้อย

สำหรับลูกค้าบางท่านมีคำถามว่าเราจะสร้างรหัสพนักงานแทนคนเดิมที่ลาออกไปได้ไหม? ผลดีผลเสียเป็นอย่างไร? แอดมินอธิบายได้ดังนี้
- ประเด็นแรกคือทำได้ไหม? คำตอบคือทำได้ ให้เราลบ id ของพนักงานที่ลาออกไปก่อนแล้วจึงสร้าง id เดิมให้พนักงานคนใหม่
- ประเด็นที่สอง ข้อดีคืออะไร? ลูกค้าบางรายมองว่ารหัสพนักงานจะได้ไม่เยอะเกินไป สามารถรู้ได้เลยว่าตอนนี้พนักงานมีเท่าไหร่?
- ประเด็นที่สาม ข้อเสียคือ? เราไม่สามารถเรียกดูประวัติย้อนหลังได้เนื่องจากประวัติการทำงานถูกใช้ซ้อนกัน เช่น รหัส 2 มีพนักงานใช้ 4 คน คนที่ 1 ออกก็เอาคนที่ 2 และ 3 และ 4 เข้าไปแทน จึงทำให้เราไม่สามารถรู้ได้ว่า ณ เวลานั้นๆ ใครคือเจ้าของบันทึกเวลาที่เราต้องการตรวจสอบ

เรื่องเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าไว้ใจเรา เจริญเทคเราพร้อมให้บริการ
www.charoentech.com