บทความ

ใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือแบบออนไลน์หลายสาขาควรตั้งรหัสพนักงานยังไง?

ยิ่งนับวันการใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือผ่านระบบออนไลน์หรือการใช้งานเครื่องสแกนใบหน้าผ่านระบบออนไลน์เริ่มได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ อีกทั้งผู้ใช้งานหลายหน่วยงานที่เคยติดตั้งเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าแบบเดิม (ดึงข้อมูลด้วย usb flash drive) หันมาเพิ่มฟังก์ชั่นให้เครื่องสแกนดังกล่าวสามารถใช้งานผ่านระบบออนไลน์ได้ เพื่อให้ฝ่ายบุคคลบริหารจัดการข้อมูลบันทึกเวลาได้เอง ได้รับข้อมูลที่รวดเร็วพร้อมใช้งานทุกเมื่อตามต้องการและไม่ต้องรอให้หน้างานส่งข้อมูลมาให้ ระบบออนไลน์จัดทำไม่ยากเพียงแค่หน้างานมีอินเตอร์เน็ตเร้าเตอร์โมเด็มที่สามารถเข้าไปบริหารจัดการได้ (มี user name password) เราก็พร้อมที่จะจัดทำระบบออนไลน์ได้แล้ว

เนื้อหาตามหัวข้อของบทความคือ หากเราใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเชื่อมต่อข้อมูลผ่านระบบออนไลน์หลายสาขา เฉพาะในส่วนของการตั้งรหัสพนักงานของสาขาทั้งหมดจะทำอย่างไร? เราสามารถให้สาขาตั้งกันเองได้หรือไม่? หรือสำนักงานใหญ่จะต้องกำหนดลงไปเพื่อให้สาขาดำเนินการ? หรือมีวิธีใดบ้างที่ช่วยให้เกิดความง่ายและไม่สับสน แอดมินขอหยิบประเด็นนี้มาพูดคุยให้ลูกค้าเข้าใจตรงกันเพราะการใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าในส่วนของการตั้งรหัสพนักงานมีข้อจำกัดอยู่ 1 ข้อ คือ รหัสพนักงานจะต้องไม่ซ้ำกัน ดังตัวอย่างต่อไปนี้

สมมติว่าเรามีสาขาทั้งหมด 3 สาขา เมื่อติดตั้งเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเสร็จเรียบร้อยแล้วหากเราปล่อยให้แต่ละสาขาเก็บข้อมูลพนักงานกันเองโดยไม่มีการควบคุมสั่งการเรื่องการตั้งรหัสพนักงาน ผู้ดูแลเครื่องสแกนแต่ละสาขาก็จะเริ่มเก็บข้อมูลพนักงานโดยการรันรหัสจากเครื่องสแกนเป็นหลัก คือให้เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้ารันเลขรหัสพนักงานให้อัตโนมัติ แน่นอนว่ามี 5 สาขา ปล่อยให้เครื่องสแกนลำดับรหัสพนักงานให้เหมือนกันรหัสพนักงานที่อยู่ในเครื่องสแกนก็จะกลายเป็น 1 2 3 4 5 เหมือนกันทุกสาขา ดังเช่น

สาขา 1 รหัส 1 นายเอ, รหัส 2 นายบี, รหัส 3 นายซี
สาขา 2 รหัส 1 นายกอ, รหัส 2 นายขอ, รหัส 3 นายคอ
สาขา 3 รหัส 1 นายหนึ่ง, รหัส 2 นายสอง, รหัส 3 นายสาม

เมื่อสำนักงานใหญ่ดึงข้อมูลบันทึกเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าทั้ง 3 สาขาเข้าสู่สำนักงานใหญ่ รหัสทั้ง 3 สาขาจะเข้ามารวมกันในโปรแกรมเดียว ข้อจำกัดคือหากรหัสเหมือนกันโปรแกรม premium time จะนำข้อมูลทั้งหมดไปรวบกันไว้ที่เดียวกัน ดังนั้นรหัสพนักงาน 1 ของทั้ง 3 เครื่องจะไปรวมกันเพียง 1 รหัสเท่านั้น ทำให้เราไม่สามารถตั้งชื่อพนักงานทั้ง 3 คนได้ ไม่สามารถแยกแยะการสแกนเข้าและออกของทั้ง 3 คนได้ ข้อมูลของรหัส 1 จะรวมกันทั้งหมดแยกออกไม่ได้เช่นกัน

วิธีแก้ไข เราจะต้องตั้งรหัสพนักงานของแต่ละสาขาไม่เหมือนกัน หากให้อธิบายง่ายๆ คือ สาขาที่เท่าไหร่ก็ให้ใช้เลขนำหน้านั้น เช่น สาขาที่ 1 ใช้เลขรหัสพนักงาน 10001 และรันเลขต่อไป สาขาที่ 2 ใช้รหัสพนักงาน 20001 สาขาที่ 3 ใช้รหัสพนักงาน 30001 จะช่วยให้เลขรหัสพนักงานที่อยู่ในเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าของทั้ง 3 สาขาไม่ซ้ำซ้อนกันอย่างแน่นอน เมื่อเราดึงข้อมูลบันทึกเวลาผ่านระบบออนไลน์ไปสำนักงานใหญ่เราก็จะได้ข้อมูลที่ครบถ้วนพร้อมให้ตั้งค่าพนักงานในโปรแกรมได้เลย

การใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าไม่ยากอย่างที่หลายๆ ท่านคิด ขอเพียงแค่เราเข้าใจในการทำงานของระบบจะช่วยให้เราตั้งค่ารายละเอียดต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น
www.charoentech.com