บทความ

ตรวจเช็คปัญหาไม่พบบันทึกของพนักงานเมื่อดึงข้อมูลเข้าโปรแกรม

เนื่องจากทางเจริญเทคเราขายเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าพร้อมบริการสอนการใช้งาน บริการแนะนำให้คำปรึกษาตลอดอายุการใช้งาน (มีทั้งขายแบบให้ช่างทางเราเข้าติดตั้งและขายแบบให้ลูกค้าติดตั้งเอง) ซึ่งแอดมินพบว่าบ่อยครั้งที่ลูกค้าแจ้งไม่มีบันทึกเวลาทำงาน รายงานการเข้าออกงานของพนักงานไม่มี ทั้งๆ ที่มั่นใจว่าพนักงานสแกนลายนิ้วมือแล้วจริงๆ เช่น มีข้อมูลบันทึกเวลาตั้งแต่วันที่ 1-7 แต่วันที่ 8-9 กลับไม่พบข้อมูล ไม่พบข้อมูลนคือไม่มีรายงานบันทึกเวลาของใครเลย ไม่มีข้อมูลทั้ง 2 วัน ประหนึ่งเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเสียยังไงยังงั้น มันเป็นประเด็นปัญหาที่มองดูแล้วไม่น่าจะเกิดขึ้นได้ เพื่อคลายข้อสงสัย ค้นหาปัญหาที่แท้จริง แอดมินจึงขอลงลึงในรายละเอียดดังนี้ 

เบื้องต้นแอดมินได้สอบถามการดาวน์โหลดข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า ไม่ว่าจะเป็นการดึงข้อมูลผ่านสายแลนหรือดึงข้อมูลด้วย usb flash drive ลูกค้าได้ดำเนินการแล้วหรือไม่?.. ซึ่งจากการตรวจสอบของแอดมินพบว่าลูกค้ายังไม่มีการดึงรายการบันทึกเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าในวันดังกล่าว จึงทำให้เราไม่สามารถเรียกดูรายงานในวันนั้นได้ (เกิดขึ้นกับลูกค้าที่เริ่มต้นใช้งานเท่านั้น)

ในมุมมองและความเข้าใจของลูกค้าคือ 
1. กรณีที่ใช้รูปแบบการดึงเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเข้าสู่โปรแกรม premium time ผ่านสายแลน (network) มักเข้าใจว่าเมื่อทำการเชื่อมต่อเครื่องสแกนสำเร็จข้อมูลบันทึกเวลาจะถูกดาวน์โหลดเข้าสู่โปรแกรมเองแบบอัตโนมัติ
2. กรณีที่ใช้รูปแบบการดึงเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเข้าสู่โปรแกรม premium time ผ่าน usb flash drive ก็มักเข้าใจว่าเมื่อมีการดึงข้อมูลเข้าสู่ flash drive สำเร็จและนำ flash drive ไปเสียบกับคอมพิวเตอร์และเปิดโปรแกรมขึ้นมา โปรแกรมจะนำข้อมูลดังกล่าวมาประมวลผลให้แบบอัตโนมัติ

ซึ่งทั้ง 2 รูปแบบเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้อง ไม่ว่าเราจะใช้รูปแบบการดึงข้อมูลด้วยวิธีใด เราจะต้องสั่งงานให้โปรแกรม premium time ดาวน์โหลดบันทึกเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าทุกครั้ง ดังเช่น
1. หากเป็นการดึงข้อมูลผ่านระบบแลน เมื่อเราเชื่อมต่อสำเร็จให้กดคลิ้กที่เมนูดาวน์โหลด และเลือกเมนูย่อย ดาวน์โหลด new หรือดาวน์โหลด all เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าจึงจะส่งข้อมูลบันทึกเวลาเข้ามายังโปรแกรม
2. หากเป็นการดึงข้อมูลผ่าน usb flash drive แม้ว่าเราจะดึงข้อมูลจากเครื่องสแกนเข้า flash drive แล้ว แต่เราจะต้องนำข้อมูลบันทึกเวลาดังกล่าวเข้าสู่โปรแกรม premium time ก่อนจึงจะจบกระบวนการ โดยวิธีการคือ ให้เข้าไปที่เมนูนำเข้า usb และเลือกหา file ที่อยู่ใน flah drive จากนั้นให้กดปุ่มนำเข้าข้อมูลจึงจะเรียบร้อย

จะเห็นได้ว่าปัญหาที่ลูกค้าเจออาจไม่ใช่ปัญหาอย่างที่คิด ข้อมูลและความรู้ของผู้จำหน่ายถือว่าเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะผู้จำหน่ายคือผู้ให้บริการหลังการขาย คอยแนะนำ คอยให้คำปรึกษา หากเราเลือกซื้อเครื่องสแกนจากผู้จำหน่ายที่ไม่สามารถให้คำปรึกษาได้ แน่นอนว่าปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้ค้นหาวิธีการแก้ไขด้วยตนเอง เพราะผู้จำหน่ายไม่มีความรู้เพียงพอที่จะให้บริการได้นั้นเอง
www.charoentech.com